5 chiến lược ứng phó với những gián đoạn bất ngờ nơi làm việc
Gián đoạn bất ngờ tại nơi làm việc không chỉ làm giám hiệu suất mà còn gây nhiều cố gắng trong việc duy trì mối quan hệ. Bài viết này chia sẻ đến bạn 5 chiến lược ứng phó với những gián đoạn bất ngờ nơi làm việc, nếu biết ứng phó khéo léo, bạn vẫn có thể giữ được sự chuyên nghiệp và đồng thời không để gián đoạn ảnh hưởng đến năng suất cá nhân.
Mục lục
- Tại sao cần đối phó khéo léo với gián đoạn?
- Những nguy hại khi bị gián đoạn liên tục
- 5 chiến lược để ứng phó với những gián đoạn bất ngờ
- Xây dựng ranh giới như thế nào?
- Khi chính bạn là người đi gián đoạn người khác
- Đề xuất: Thời gian yên tĩnh trong văn phòng
- Kết luận: Gián đoạn là bệnh, tập trung là liều
Tại kênh có nhiều video khoá học hay lắm nghen, mời bạn ghé qua nhé
Tại sao cần có chiến lược đối phó khéo léo với gián đoạn?
Khi ai đó ghé thăm “một phút thôi”, rất có thể bạn sẽ mất tới 10-15 phút để lấy lại sự tập trung. Không chỉ thế, việc không thiết lập ranh giới sẽ khiến bạn trở thành “trợ tá” của những người muốn đề nghị bất ngờ.
Những nguy hại khi bị gián đoạn liên tục
- Mất tập trung
- Giảm hiệu suất
- Ăn mòn quỹ thời gian lên kế hoạch
- Mất ranh giới với đồng nghiệp
- Gây bi quan, căng thẳng ngầm
5 chiến lược ứng phó với những gián đoạn bất ngờ
1. Thiết lập thời gian cứng
Hãy cho đồng nghiệp biết bạn sẽ rời khỏi bàn lúc 3h chiều để họp. Nhờ những mốc thời gian giúp bạn “tự cứu” ra khỏi cuộc nói chuyện không dứt.
2. Đánh dấu đang bận
Sử dụng dấu hiệu rõ ràng: đeo tai nghe, treo bảng “đang tập trung”, đóng cửa. Điều này giúp giảm 70% nguy cơ bị gián đoạn.
3. Trị hoãn khéo léo
Đồng nghiệp ghé qua: “Có thể trao đổi trong 10 phút tới được không?” Hãy đề xuất hẹn vào lúc 4h hoặc lúc phù hợp với lịch của bạn.
4. Đồng hành trong chuyến đi
Nếu người khác muốn chia sẻ, hãy thử với chiến lược đề nghị: “Đi với tôi đến phòng kế toán, chúng ta có thể nói trong 5 phút.” Cách này giúp rút ngắn cuộc hội thoại.
5. Giao việc ngược lại
Nếu người khác đang lân la không rõ ràng, hãy đưa cho họ một việc nhỏ: “Trong khi chờ, cậu giúp tôi in báo cáo này nhé.” Rất nhiều trường hợp sẽ tự động rút lui.
Chiến lược xây dựng ranh giới như thế nào?
- Đặt lịch trước: Treo lịch làm việc trên bảng hoặc lên lịch Outlook
- Nói “không” một cách lịch thiệp: “Xin lỗi, bây giờ tôi không đủ thời gian để trao đổi sâu, chúng ta có thể hẹn không?”
- Gợi ý họ tìm nguồn giải đáp khác: “Việc này bộ phòng ABC sắp xếp rồi đó.”
Khi chính bạn là người đi gián đoạn người khác
- Đừng giành nhiều thời gian hơn cần thiết
- Bắt đầu bằng câu: “Tôi biết anh đang bận, nhưng có thể xin 3 phút trao đổi nhanh không?”
- Khi thấy quá dong dài, chủ động kết thúc: “Xin lỗi vì đã lấy nhiều thời gian hơn dự kiến, tôi sẽ quay lại sau.”
Đề xuất: Thời gian yên tĩnh trong văn phòng
Nhiều doanh nghiệp thiết lập “Quiet Time” từ 9h30 đến 11h30 hoặc 2h đến 4h. Trong thời gian này:
- Không nhận cuộc gọi, email nội bộ
- Những việc không khẩn cấp sẽ được giải quyết sau
- Giúp mọi người nâng cao hiệu suất với chiến lược chất lượng quan trọng hơn số lượng
Kết luận: Gián đoạn là bệnh, tập trung là liều thuốc
Không ai có đủ 24h mỗi ngày để giải quyết công việc, nhưng người tập trung tốt sẽ tự tạo được nhiều thành quả đốt phá hơn. Với 5 chiến lược ứng phó với những gián đoạn bất ngờ nơi làm việc này. Hãy nhớ: Uy tín của bạn không nằm ở việc đáp ứng mọi lời mời trò chuyện, mà ở cách bạn bảo vệ những điều đáng giá nhất: sự tập trung, tuân thủ thời gian, hiệu suất và tinh thần hỗ trợ đúng nguyên tắc thiết lập. Sẽ giúp bạn thu hút những đối tác tương tự để giúp những người khác tự thiết lập và tăng năng lực tự giải quyết vấn đề hiệu quả.
Để đọc thêm nhiều tin tức hay và mới nhất, tham khảo ở đây nhé
